Cómo programar horarios de trabajo para tu empleados sin dolores de cabeza

Cómo programar horarios de trabajo para tu empleados sin dolores de cabeza

Horarios personal

La gestión de los horarios del personal suele ser una fuente de preocupación para los negocios que pagan a sus empleados por hora. Los supervisores deben contemplar variables como los empleados a tiempo completo, medio tiempo o casuales, además de hacer malabares para cuadrar los períodos de descanso, vacaciones y cambios en los turnos de trabajo.

Con la temporada de ventas más grande del año en puertas, necesitamos ser capaces de automatizar o de reducir los tiempos empleados en labores administrativas, como la asignación de horarios de trabajo, la creación de contenidos para nuestra tienda online, o la selección de productos que venderemos en temporada baja. Toda nuestra energía debe estar dirigida a las ventas y a prestar un excelente servicio al cliente para que los visitantes a nuestra tienda online, vuelvan por más.

De acuerdo con un estudio realizado en 2012 por la firma de gestión de software TimeForge, los gerentes de hoteles, restaurantes y oficinas pasan un promedio de 2,64 horas a la semana creando horarios de trabajo para el personal, cifra que asciende a ocho horas para aquellos supervisores que todavía utilizan hojas de cálculo anticuadas, lo que representa un día entero de trabajo desperdiciado, simplemente para asignar los turnos de trabajo de una semana.

Si bien es cierto que se puede crear horarios en hojas de cálculo, enviar notificaciones a los empleados a través de una aplicación de mensajería, o emplear un calendario compartido, existen otras alternativas más eficientes y robustas que puedes explorar para gestionar los turnos de forma más expedita.  Los expertos en productividad han tomando su conocimiento y lo han encapsulado en un puñado de apps muy bien diseñadas, para facilitar la creación de horarios, tanto a supervisores como a empleados.

Así que, ahórrate algo de tiempo y en lugar de invertir esfuerzo y horas  interminables armando calendarios y hojas de cálculo, considera probar una de estas aplicaciones para aliviarte la molestia de crear horarios para tu personal (en idioma inglés). Al final del artículo, te dejamos algunas alternativas en idioma español. 

Schedulehead

ScheduleHead

  • Plataformas: Sólo aplicación web.
  • Costo: Los planes van de $0 a $99 dólares/mes, dependiendo del número de empleados y otras características seleccionadas.

Con su modelo de suscripción “gratinium” Schedulehead es una gran opción para los comerciantes que desean explorar con más profundidad las alternativas de software antes de comprometerse financieramente.  Si deseas evaluar un software de planificación de horarios para empleados por más de los 30 días de prueba que ofrecen otras compañías, Schedulehead te proporciona una forma de hacerlo sin riesgo alguno.

Registrarse en Schedulehead es muy fácil, simplemente llena un breve formulario y recibirás un enlace de verificación vía correo electrónico, para confirmar tu registro.  

Una vez que has hecho clic en el enlace de activación, podrás ingresar a nombredetuempresa.schedulehead.com y comenzar a agregar empleados y turnos. Puedes agregar al personal tú mismo, o puedes ingresar sus direcciones de correo electrónico para que ellos mismos configuren sus perfiles en la versión de escritorio del app.

También puedes configurar los perfiles de los puestos de trabajo, detallando el tipo de destrezas que se requiere tener para el cargo.  Esto le permite al software seleccionar de forma inteligente a los empleados disponibles para asignar turnos en el futuro, además de que ayuda a diferenciar entre los tipos de personal, como supervisores y auxiliares, o meseros versus anfitrionas. 

Si tu negocio tiene múltiple locaciones, puedes añadirlas en la herramienta de locaciones y seleccionar la ubicación de tu tienda donde se asignará el turno.  Una vez que has añadido a los empleados y has definido sus cargos, podrás comenzar a crear los horarios y asignarlos al personal. Puedes establecer las horas, locación, tipo  y cantidad de empleados que se requieren para un turno específico, así como asignar empleados específicos para dicho turno.

La opción de vistas múltiples es de gran utilidad para los supervisores. Como administrador, se pueden visualizar los horarios en una vista tipo lista o cuadrícula, y luego enviarle por correo a los empleados los turnos que se les asignaron.  En el caso de los empleados, se pueden ver los turnos programados y las solicitudes de tiempo libre.

En resumen: Schedulehead incluye características básicas que superan a la programación de horarios de forma manual, pero se queda corta en comparación con otras apps más poderosas disponibles en el mercado, sin mencionar de la ocurrencia de bugs y una interfaz de usuario con un arranque tosco.  La falta de soporte móvil es una gran falencia y una oportunidad desperdiciada, considerando el estilo de vida en movimiento de la persona promedio. Si tienes presupuesto para invertir en la programación de horarios, podrás solventar más problemas con una pequeña inversión mensual en otra app.

When I Work

WhenIWork

  • Plataformas: iPhone, Android, web
  • Costo: Desde $9 dólares/mes (precio con base en las características y números de usuarios/empleados).  Período de prueba gratuito de 30 días.

When I Work es una app robusta, con muchas funcionalidades, que presume de una interfaz simple de usar y excelentes funciones de colaboración entre empleados y empleadores.

La configuración inicial es muy sencilla, incluso desde tu teléfono inteligente. Sólo debes escribir el nombre de tu negocio y dejar que la app lo consiga a través de Google. Si tu negocio no aparece en Google, añadirlo es tan fácil como llenar un formulario.

Una vez que tu negocio está en el sistema, agregar posiciones, empleados, capacidades y turnos es un proceso directo, y gracias al útil asistente de instalación y a una plataforma bien diseñada, nunca te verás dando tumbos por el programa, tratando de descifrar qué hacer luego.  

Cuando comienzas a añadir turnos, rápidamente verás que el calendario interactivo se puede clasificar por colores para identificar las distintas posiciones, y los turnos se pueden salvar como plantillas que pueden reutilizarse para programar horarios futuros.  Asimismo, puedes visualizar todos los turnos en una vista de calendario por día, semana, mes o como una lista. Esta última opción se adapta particularmente bien a la pequeña pantalla de tu teléfono inteligente.

WhenIWorkMobile

Cuando ya has agregado toda la información, puedes publicar el horario completo y notificar al personal a través de correo electrónico o mensaje de texto (las notificaciones push aún no están disponibles).

A diferencia de muchas otras aplicaciones de programación de horarios, When I Work contempla muchas más funciones que el promedio de programas de gestión de personal.  Los miembros del personal pueden ver sus horarios, solicitar tiempo libre, cambiar turnos con otros compañeros del equipo (todas las partes deben estar de acuerdo), configurar la herramienta para recibir alertas, e incluso marcar tarjeta a la hora de entrada y a la de salida.

Los supervisores pueden ver desde cuál locación los empleados marcaron tarjeta, gracias al GPS integrado en el teléfono de los empleados, por lo que es fácil asegurar que hayan marcado tarjeta en la locación correcta.  Si algún empleado no llega para su turno, en lugar de llamar a todos los empleados de una larga lista, uno por uno, puedes enviar una alerta a todo el personal con el perfil de de tipo de empleado requerido.  La primera persona disponible puede confirmar su disponibilidad y marcar tarjeta, aliviando los dolores de cabeza de estas circunstancias imprevistas e inevitables.

Finalmente, When I Work puede tomar la información del horario de tu personal y exportar los datos a un programa de nómina compatible. 

En resumen: When I Work es un programa potente, repleto de útiles características.  Sus creadores pensaron casi en todo y lo empacaron en una app impecable y bien diseñada que no te obliga a estar pegado a tu escritorio.  Después del período de prueba de 30 días, no hay opciones gratuitas, pero si tienes menos de cinco empleados, el precio es bastante razonable considerando todas las funcionalidades que obtienes a cambio.  Si tienes presupuesto para la gestión de horarios, When I Work es una herramienta viable que te ayudará a ahorrar tiempo y esfuerzo.

ShiftPlanning

ShiftPlannning

  • Plataformas: iPhone, Android, web
  • Costo: Desde $45 dólares/mes (precio con base en las características y números de empleados).  Período de prueba gratuito de 30 días.

ShiftPlanning contempla un conjunto de funcionalidades similares a las de When I Work, en un rango de precio comparable. Sin embargo, desafortunadamente la ejecución no es tan formidable como la de la competencia.  Aunque ShiftPlanning está disponible para teléfonos inteligentes y ordenadores, es difícil poder hacer todo desde una única plataforma.  Por ejemplo, sólo puedes registrarte desde la computadora, ya que en la app disponible para iOS sólo está la opción de iniciar sesión.

Después de crear la compañía y añadir las distintas posiciones en la plataforma web, el sitio se cayó de forma recurrente y generaba mensajes de error, hasta que refresqué la página e inicié la sesión nuevamente.

Cuando entras en la aplicación por primera vez, bien sea desde la computadora o el smartphone, no es fácil darse cuenta de inmediato por dónde debes comenzar.   A diferencia de Where I Work, que incluye una guía paso a paso que complementa el software cuidadosamente diseñado, ShiftPlanning carece de estas instrucciones, una omisión notoria si consideramos que su interfaz es menos amigable.  Pero para compensar esta deficiencia, ShiftPlanning ofrece fácil acceso a soporte técnico en cada plan.

Otro aspecto positivo, agregar empleados es simple gracias a un formulario rápido que le permite a los supervisores añadir varios miembros del personal de una sola vez.

Asignar los puestos de trabajo al personal también pareció fácil de entrada, pero por alguna razón, a pesar de que añadí tres miembros del personal en el paso previo, sólo tenía la opción de asignarles puestos sólo a dos de ellos.  En la siguiente página descubrí la razón: de los tres miembros del personal que había creado, sólo se habían salvado dos. Me encontré con este tipo de fallos o bugs en toda la aplicación. 

ShiftPlanning tiene un calendario con vista por día, semana y mes, en el que los usuarios pueden agregar turnos haciendo clic e ingresando las horas para cada empleado. Sin embargo, la aplicación tiene dificultad para mantener el ritmo.  Tuve que añadir los turnos lenta y cuidadosamente, o la función de autoguardado no funcionaba y mi progreso se perdía (como ocurrió con frecuencia).

Puedes agregar distintas locaciones haciendo clic en el turno y añadir “Nueva Locación”, o seleccionando alguna que ya hayas creado.

Un rasgo bueno de la herramienta es la flexibilidad de opciones para programar la repetición de turnos, con la facilidad de poder escoger rápidamente horarios preestablecidos o crear horarios personalizados.  Desafortunadamente, salvar un horario repetitivo resultó ser otra tarea lenta y la aplicación se paralizaba constantemente a mitad del proceso.

En el caso de la versión móvil de la aplicación, encontré que después de haber añadido todos los empleados y turnos, ninguno de estos datos estaba en la app. Confundida, salí y volver a entrar a la herramienta y todos los datos reaparecieron.  Algo simple de realizar, pero que no debería ser necesario.  Otras aplicaciones similares permiten refrescar los datos de la nube y descargar actualizaciones a la app móvil sin tener que cerrar la sesión y volver a entrar.

El personal puede solicitar tiempo de descanso e intercambiar turnos con otros compañeros, pero de nuevo, la inestabilidad del software y una interfaz de usuario poco amigable son un obstáculo al usar estas funciones.

ShiftPlanning, por otro lado, tiene unas herramientas de reporte útiles, como resúmenes por posición para que puedas ver qué tipos de empleados trabajan con más frecuencia, las horas pico, e incluso puedes visualizar una vista general del presupuesto diario, para que puedas comparar los costos de mano de obra proyectados versus los reales.  Puedes exportar la mayoría de los reportes a una hoja de cálculo descargable, que puedes importar a Excel, Google Sheets u otra herramienta de tu preferencia.  Desafortunadamente, los reportes son tan incómodos y difíciles de utilizar como el resto del software. Aunque se puede trabajar con esta aplicación, ciertamente no es la mejor de todas.

No hay mucho que decir sobre las versiones móviles de Shiftplanning. La versión  para Android tiene una calificación de tres estrellas en la tienda de Google Play, y la edición iOS que probé es bastante tosca, ya que te obliga a regresar a la versión web para realizar muchas funciones.  

En resumen: ShiftPlanning puede alegar tener algunas de las mismas características de Where I Work, pero en un paquete mucho menos refinado con poco o ningún impacto en el ahorro de costos.  Las herramientas de reporte son decentes, pero no se destacan lo suficiente como recomendar esta aplicación por encima de otro software similar.

ZoomShift

ZoomShift

  • Plataformas: iPhone, Android, web
  • Costo: Los planes comienzan a partir de $1,50/mes por empleado y más por características adicionales.   Período de prueba gratuito de 30 días.

ZoomShift presenta una oferta completa que incluye programación de horarios, intercambio de turnos y recordatorios, solicitudes de tiempo de descanso, presupuesto, exportación de datos, todo en un elegante paquete de aplicaciones web y móviles, que incluye notificaciones push, una característica que las otras herramientas de esta lista no contempla.

Comenzar a utilizar ZoomShift es fácil, tanto para ti como propietario/administrador como para tu personal. Al igual que Where I Work, se puede crear la cuenta tanto desde la web como la versión móvil del software, por lo que no tienes que estar en tu escritorio para hacerlo.

Una vez que entras a la aplicación, verás los datos primero como personal, pero es fácil cambiar al tablero de gerente o supervisor, con un sólo clic.

El “tablero de supervisor” puede resultar un poco confuso la primera vez que entras. Hay lugares para la información sobre presupuesto, notificaciones y horarios, pero no queda claro en qué lugar debes ingresar esta información.

Después de buscar un poco, descubrí que para ingresar los datos tienes que ir a “Settings” (configuración).  Sería bueno que tuviera un menú de rápido acceso directo en esta página, pero luego que descifras a dónde tienes que ir, es simple añadir al personal, los puestos y los horarios.  Una debilidad es la imposibilidad de  o puestos a la vez, así que te ves obligado a hacerlo uno a la vez.  Aunque es un proceso tedioso, se puede tolerar.

Al igual que otras apps mencionadas previamente, ZoomShift también permite registrar múltiple locaciones, sin que sea necesario proveer la dirección completa con código postal.   Puedes suministrar una dirección parcial y el software lo verificará, para que puedas utilizar la ubicación cuando marcas tarjeta desde tu dispositivo móvil.

Crear los turnos como plantillas por puesto de trabajo es bastante simple, lo que te permite crear turnos comunes para reutilizarlos para futuros horarios.

ZoomShift tiene un diseño por módulo, que te permite añadir o remover características con facilidad, a través de sus paneles de add-ons.  Si no deseas que tus empleados puedan intercambiar turnos, por ejemplo, puedes desactivar esta funcionalidad sin que afecte al resto de la aplicación.

Otra característica destacable de ZoomShift son sus integraciones con plataformas de pago y contabilidad populares como Xero y QuickBooks.  Aunque todavía le falta en cuanto a las suites de software integradas, al menos optaron por un par de opciones robustas. Será interesante ver el desarrollo de esta área.

El calendario está codificado por puesto y color. Puedes repetir los turnos simplemente arrastrándolos y soltándolos en otros días, y con un clic podrás editarlos en caso de requerir cambios.  Una vez que has añadido un turno, puedes publicar y notificar a tu personal acerca de esta actualización, para que la revisen desde sus propios dispositivos.  El calendario también muestra el costo que genera el personal, desglosado por persona y día de la semana.

Vale la pena mencionar que en el caso de ZoomShift, la mayor parte de las tareas del operador/propietario se deben realizar desde la versión web, mientras que las versiones móviles están dirigidas a los empleados por hora, lo que resulta un poco incómodo si deseas manejar los horarios lejos de tu escritorio. Sin embargo, tiene un buen diseño y es de gran utilidad para el personal, ya que les permite ver sus horas programadas y salarios. Asimismo, les permite marcar la entrada y la salida desde de sus teléfonos móviles y el GPS integrado te permitirá asegurarte de que el personal asignado marcó tarjeta en la locación correcta, al igual que con Where I Work

En resumen: ZoomShift es una excelente app, que llega en segundo lugar en  características, por detrás de When I Work, pero que tiene algunos bonos como las notificaciones push, el diseño modular, y la sincronización con apps externas, de los cuales carecen otras apps similares.  Adicionalmente, su formato de precio por uso, la hace mucho más atractiva que otras apps, en especial para los pequeños comerciantes.

A continuación te  presentamos algunas aplicaciones similares en idioma español:

Lee nuestra guía: Por qué dejar de utilizar el papel puede ayudar a tu negocio minorista (y cómo hacerlo)

En resumen

Si actualmente programas tus horarios con calendarios compartidos, apps de mensajería o incluso con una libreta de papel, alguna de las opciones tecnológicas que te presentamos anteriormente puede ahorrarte mucho tiempo y dinero.  Tanto tú como tu personal quedarán libres de las complejidades de lidiar con tareas operativas con una inversión mínima, por lo que puedes redirigir tu tiempo y atención a realmente desarrollar y hacer crecer tu negocio.

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Acerca del autor

Guinevere Orvis es una estratega de redes sociales, antigua productora digital y madre de dos pequeños niños. Estudió una Maestría en Administración de Negocios en la escuela de gerencia Ted Rogers, y es una enamorada de Toronto, su ciudad adoptiva.

Traducción: Gabriela Agüero


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