¿Qué es un número SKU? Cómo usar los números de referencia de almacén

¿Por qué utilizar números SKU?

Los SKU permiten una gestión precisa y detallada del inventario. Muchos minoristas necesitan utilizar los códigos SKU para reducir la merma o inventario fantasma (phantom inventory), prevenir roturas de stock, y anticiparse a la hora de renovar el inventario del almacén.

Si utilizas un POS o TPV, analizar las ventas por referencias SKU te revelará qué variantes de producto son las más y las menos populares.

Dado que no hay dos productos que tengan la misma referencia SKU, los SKU pueden ser la única forma sistemática que tiene un minorista de identificar un artículo o un pedido de un cliente concreto. Por esta razón, estas referencias también son útiles para el servicio y la asistencia al cliente.

Cómo crear números SKU

Dado que las referencias de las unidades de mantenimiento de existencias están pensadas para un uso interno, no hay reglas que debas seguir al crear un sistema de SKU (también conocido como arquitectura de SKU).

No obstante, si te ciñes a unas cuantas convenciones, tus SKU serán compatibles con empresas y programas externos en caso de que necesites trabajar con un socio de cumplimiento.

A continuación te explicamos cómo generar tus propias referencias SKU:

Automatización mediante IMS o TPV

La forma más sencilla de generar referencias SKU es a través de un sistema de gestión de inventario (IMS) o un sistema de punto de venta (TPV).

Estos programas informáticos hacen un seguimiento de los pedidos de los clientes y del estado de las mercancías almacenadas. La mayoría incluyen una función de SKU automatizada, de modo que a cada producto introducido en el sistema se le asignará un número SKU único.

Si no utilizas un IMS o un TPV para tu negocio minorista (deberías), también existen aplicaciones para generar SKU online y páginas web, como esta herramienta gratuita para generar códigos SKU de Zoho.

Crear SKU a mano

Si tienes una tienda minorista con un catálogo de productos y un volumen de negocio reducidos, es posible que puedas crear un sistema de referencias SKU a mano según tus necesidades.

Para hacer esto, necesitarás un sistema codificado que identifique las principales características de tus artículos.

• La primera parte de un SKU representa la característica más general del producto, como la categoría o el proveedor.
• Los siguientes caracteres del SKU representan características cada vez más específicas del producto, como el color, la talla o la marca. 
• El último carácter (o los últimos) del SKU identifican secuencialmente la cantidad de artículos que tienes y el orden en que fueron comprados o procesados.

Siempre que sea posible, crea códigos con significado visual, como las primeras letras del nombre de un proveedor o de una marca. Esto hará que tus SKU sean más fáciles de reconocer y procesar manualmente.

Además, no te excedas de los 10 caracteres para que tus números SKU sean compatibles con un software de terceros si decides pasar a una herramienta digital en el futuro.

Utiliza tus SKU para definir las características de tus artículos más populares

Ayuda a tu equipo de ventas utilizando las referencias SKU para destacar las características más populares de tus artículos. Por ejemplo, si tienes una tienda de ropa, puede que te des cuenta de que ciertos colores, tallas o estilos se venden mejor que otros. El uso de códigos SKU para realizar un seguimiento de estos atributos te permitirá conocer mejor las preferencias de tus clientes y ajustar tu inventario en consecuencia.

«La mayoría de las veces los clientes no compran productos, sino que compran un paquete de atributos» afirma el experto en operaciones de venta al por menor Marshall Fisher. «Piense en la última vez que compró un televisor. ¿Ha dicho: «Quiero TV X»? ¿O pensó en el tamaño de la pantalla, la resolución, el precio, la pantalla LCD frente a la de plasma y la marca?»

El seguimiento de estos atributos con un sistema de SKU garantiza el almacenamiento de la combinación adecuada de artículos para satisfacer la demanda de los clientes.

No utilices ceros ni caracteres especiales

Los ceros pueden ser omitidos por algunos programas informáticos de venta al por menor o ser confundidos por los empleados con la letra O, causando confusión al introducir las referencias SKU.

Del mismo modo, los caracteres especiales como !, @ o & pueden causar problemas con determinados sistemas de software y deben evitarse en este tipo de códigos.

4 maneras de usar números SKU en tu tienda

Entre las principales funciones de una unidad de mantenimiento de existencias se incluyen:

1. Calcular los puntos de reabastecimiento
2. Pronóstico de ventas
3. Planificar la exposición de los productos
4. Up-selling y venta cruzada

1. Calcular los puntos de reabastecimiento

Con los datos proporcionados por los códigos SKU, puedes supervisar el estado de los productos de tu almacén y calcular los puntos de reabastecimiento, es decir, la fecha o la hora en la que necesitas pedir reposición de existencias. Esto suele ocurrir cuando el nivel de inventario desciende hasta un número predeterminado. Supervisando la rapidez con la que se vende cada SKU en un periodo establecido, podrás predecir cuándo debes hacer otro pedido a tu proveedor.

2. Pronóstico de ventas y demanda

El uso de un sistema de SKU también implica una mayor precisión en la previsión de las ventas y en la previsión de demanda. Analiza los datos de tus SKU con una herramienta de analítica de e-commerce y podrás responder a preguntas como:

• ¿Cuánto personal necesito en el establecimiento durante una campaña determinada?
• ¿Cuánto inventario debo tener preparado para los fines de semana?
• ¿Qué parte de la nómina puede cubrir mi flujo de caja en las distintas campañas?

Si tus datos de SKU ponen de relieve los artículos menos vendidos, puedes supervisar las ventas y reducir el inventario en consecuencia. De este modo, puedes seguir satisfaciendo la demanda de los clientes sin perder dinero en mercancía muerta.

3. Planificar la exposición de los productos

Una arquitectura de SKU bien elaborada destaca los artículos más y menos populares de una tienda. Otra forma de aprovechar esta información es crear expositores de productos y tomar decisiones de comercialización visual basadas en los datos de tus SKU.

Por ejemplo, puedes colocar las SKU más vendidas a la altura de los ojos en las estanterías de tu tienda o destacarlas en la página de inicio de tu sitio web.

4. Up-selling y venta cruzada

Los datos de los códigos SKU también pueden aplicarse en la sala de ventas o en el proceso de checkout de tu e-commerce.

Por ejemplo, los SKU permiten la venta cruzada y las recomendaciones de productos. Si un cliente va a comprar un portátil, los datos de los SKU pueden sugerirle artículos compatibles, como una bolsa para portátil o un ratón inalámbrico, mejorando la experiencia de compra del cliente y aumentando tus ventas.

Si un producto está agotado, las SKU facilitan al personal del comercio minorista o de una tienda de comercio electrónico la recomendación de artículos similares alternativos.

Gestión de códigos SKU

Una gestión eficaz implica la creación, el seguimiento y la actualización de los SKU, así como el uso de los datos de SKU para tomar decisiones empresariales fundamentadas. Aquí tienes cuatro aspectos de la gestión de SKU que debes tener en cuenta:

1. Creación coherente de SKU

Verifica que tus SKU se crean de forma coherente en todos tus productos. Esto significa utilizar una estructura y un formato similares para todos los SKU, lo que facilitará su comprensión y gestión.

2. Actualizaciones periódicas de los SKU

A medida que cambia tu oferta de productos, también deben hacerlo tus referencias SKU. Esto podría significar actualizarlas cuando introduces nuevas características de producto o descatalogas determinados artículos.

3. Seguimiento de SKU

Realiza un seguimiento de tus SKU para controlar las tendencias de ventas y los niveles de inventario. Esto puede proporcionar información valiosa sobre qué productos se venden bien y cuáles no, ayudándote a tomar decisiones informadas sobre la gestión del inventario.

4. Utilización de los datos de los códigos SKU

Utiliza los datos de SKU para tomar decisiones empresariales. Por ejemplo, puedes utilizar los datos que te proporcionen sobre las ventas para determinar qué productos promocionar o descontar, o utilizar los datos de inventario de los SKU para calcular los puntos de pedido y evitar las roturas de stock.

Errores comunes que debes evitar al usar un sistema de SKU

Cuando se trata de números SKU, hay varios errores comunes que los minoristas suelen cometer. Evitar estos errores puede ayudarte a garantizar que tu sistema SKU sea eficaz y preciso.

• Excesiva complicación de los SKU: Mantén tus códigos sencillos y comprensibles.
• Estructura incoherente: Utiliza la misma estructura de SKU en todos tus productos y canales de venta.
• No actualizar los códigos SKU: Realiza auditorías periódicas de tus referencias SKU para reflejar los cambios en los productos.
• Ignorar el rendimiento de los SKU: Examina los datos de ventas de tus SKU para identificar tendencias.
• Utilizar los SKU del fabricante: Personaliza tus códigos para satisfacer las necesidades específicas de tu negocio.
• Utilizar caracteres especiales o ceros: Esto puede causar confusión y problemas de compatibilidad de software.
• Falta de jerarquía de los SKU: Establece una jerarquía lógica en tus SKU para facilitar la organización.
• No formar al personal: Asegúrate de que tu equipo entiende cómo utilizar y gestionar los SKU.
• No vincular los códigos SKU a los códigos UPC: Esto puede dificultar la gestión del inventario y ralentizar los procesos de venta.

SKU vs. UPC

Los códigos SKU no son el único tipo de códigos de producto que utilizan los comercios minoristas para gestionar su almacén. Los UPC o códigos universales de producto son otra forma muy extendida de identificación de productos.

Las referencias SKU y los UPC tienen un aspecto similar y los minoristas los utilizan simultáneamente. Pero sus funciones se diferencian ligeramente. 

 Aquí tienes un desglose práctico de las diferencias entre SKU y UPC:

SKU (stock keeping unit o unidad de mantenimiento de stock)	UPC (universal product code o código universal de producto)
Utilizado por los comercios minoristas particulares	Utilizado por múltiples tiendas y por la cadena de suministro
Entre ocho y doce caracteres	Siempre 12 caracteres
Identifica las características del producto	Identifica el fabricante y el número de artículos
Alfanumérico	Numérico
Arquitectura SKU creada individualmente por cada minorista	Publicado por la Organización Global de Estándares (GS1)

 

Un código de unidad de mantenimiento de existencias (SKU) identifica un producto único y sus características, mientras que un código de producto universal (UPC) representa al fabricante de un producto (los seis primeros números) y el número de artículo (los cinco caracteres siguientes). Los códigos UPC también contienen un dígito de control (el último número). Se trata de un mecanismo de seguridad o validez.

Si tienes una nueva empresa que necesita códigos de barras para tus productos, visita esta Guía para principiantes del sistema GS1 para la creación de códigos de barras y códigos UPC.

SKU vs. Código de barras

Un código de barras es el bloque de líneas negras que se encuentra en las etiquetas o envases de los productos y que los minoristas escanean al finalizar la compra de un cliente. El término código de barras se utiliza a menudo indistintamente junto al UPC porque la mayoría de los códigos de barras codifican un número UPC.

A diferencia de los códigos SKU, cuando los comercios generan un código de barras, no crean un nuevo UPC. Los códigos de barras se asignan a todos los productos similares, independientemente de dónde se vendan. Sin embargo, los minoristas pueden imprimir etiquetas de productos que contengan tanto un código de barras como su número SKU.

Empieza a utilizar códigos SKU

Cuanto más adaptes tu arquitectura de SKU, más podrás aprovecharla para satisfacer las necesidades de tus clientes.

Si comprendes qué características del producto son importantes para ti, para tus proveedores y para tus clientes, podrás crear una arquitectura de SKU que te permita gestionar eficazmente el inventario de tu almacén y ampliar tu negocio.