Orden de compra

¿Qué es una Orden de Compra?

También conocida como PO por sus siglas en inglés. Es un documento oficial emitido por un comprador comprometiéndose a pagar al vendedor por la compra de un producto o servicio específico para ser entregado a futuro.

La ventaja para el comprador es la capacidad para hacer una orden sin tener que pagar inmediatamente. Desde la perspectiva del vendedor, una PO es una manera de ofrecer crédito a los compradores sin riesgo de no recibir el pago, ya que el comprador está obligado a pagar una vez que el producto o servicio se haya entregado.

Cada orden de compra tiene un número único asociado que ayuda tanto al comprador como al vendedor a rastrear el envío y el pago. Una PO en blanco es un compromiso a comprar productos o servicios, hasta alcanzar cierto máximo.

¿Qué hay en una Orden de Compra?

Entre otras cosas, las órdenes de compra especifican:

  • Cantidad comprada
  • Producto o servicio comprado
  • El nombre específico de la marca, SKU o número de modelo
  • Precio por unidad
  • Fecha de envío
  • Locación de envío
  • Dirección de cobro
  • Acuerdo de pago

¿Cómo se usa una Orden de Compra?

La orden de compra simplifica el proceso, que usualmente se ve así:

  • El comprador decide comprar un producto o servicio de tu negocio
  • La compañía emite una orden de compra al vendedor, usualmente electrónica usando una plantilla
  • El vendedor recibe la orden de compra y le confirma a la compañía que puede cumplir la orden
  • En caso contrario, el vendedor debe comunicarle al comprador que la orden no puede ser completada y la misma se cancela
  • Si la orden puede ser completada, el vendedor acomoda el inventario y agenda personal para su preparación.
  • La orden es enviada, o el servicio es  dado, con el número de orden en el empaque para que el comprador sepa qué orden ha llegado.
  • El vendedor factura la compra, usando el número de orden para que así coincida fácilmente con la información de entrega.
  • El comprador paga la factura de acuerdo a los términos expuestos en la PO.

Pros y Contras de la Orden de Compra

Hay muchas razones para usar órdenes de compra, las más importantes son:

  • Mejorar la precisión: Tanto en el inventario como en el manejo de las finanzas
  • Mejor presupuesto: Ya que debe haber fondos disponibles antes de emitir una orden
  • Envío más rápido: Ya que la orden de compra ayuda a agendar el envío para cuando el comprador lo necesite. 

En cuanto a la desventajas, son pocas:

  • Más papeleo innecesario para compras pequeñas
  • Las tarjetas de crédito pueden servir el mismo propósito visto desde un punto de vista financiero.

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