Es tentador pedir inventario por adelantado por si acaso se agota. Sin embargo, algunas empresas acaban acumulando demasiado inventario que no consiguen sacar adelante, esto puede ocurrir por diversas razones. Una de ellas es perder la pista de los pedidos realizados a los proveedores, lo que deriva en unos niveles de inventario y costes de almacenamiento altos.
Crear y rastrear órdenes de compra es una forma de reducir este problema.
Un buen sistema de órdenes de compra facilita la predicción de la demanda y el pedido de stock futuro, mejora el flujo de caja y previene errores en los pedidos que surgen durante el proceso. Sigue leyendo para aprender qué es una orden de compra, cómo crear una, cómo gestionarlas y descargar una plantilla gratuita.
¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra (PO) es un documento oficial en el que tu tienda minorista se compromete a comprar bienes a un proveedor o vendedor. Incluye los nombres tanto del comprador (tu tienda) como del vendedor, información de la empresa y las cantidades de productos que se compran.
Por ejemplo, si vas a comprar 500 camisetas para tus tiendas de ropa, enviarías una orden de compra al fabricante como compromiso de comprar esa cantidad de stock a ese proveedor.
Aunque parece un paso innecesario en el proceso de pedido, crear una orden de compra para los bienes que estás a punto de comprar ayuda a rastrear el inventario entrante.
No solo sabrás qué cantidades de SKU has pedido a cada proveedor, sino que también podrás utilizar la información de la orden de compra para entender el flujo de caja. La suma de tus órdenes de compra pendientes es dinero que te has comprometido a pagar a los proveedores durante los próximos meses.
El proveedor también utiliza órdenes de compra para tener las cosas en su sitio y poder ofrecer la calidad y la cantidad de productos solicitados por el comprador en una fecha específica.
Cómo crear órdenes de compra
Cada orden de compra debe incluir la siguiente información:
- Fecha de la orden de compra
- Número de la orden de compra
- Fecha de entrega
- Método de envío
- Información del comprador (nombre de la empresa, dirección de correo electrónico, dirección de envío)
- Información del proveedor (nombre de la empresa, dirección de correo electrónico y dirección de facturación)
- Artículos que se han pedido (SKU o número de artículo, descripción, cantidad de artículos y precio)
- El precio total
- Información fiscal
Ejemplo de una orden de compra
A continuación, puedes ver un ejemplo de cómo sería una orden de compra de una tienda minorista. El documento detalla la información del proveedor, los artículos que se piden, las cantidades y los términos del envío.
Usa la plantilla gratuita de orden de compra
¿Necesitas ayuda para crear tu propia orden de compra? Utiliza la plantilla gratuita de orden de compra de Shopify. Introduce la información requerida, incluyendo la dirección de tu tienda, la información de la empresa del proveedor y los artículos pedidos, para recibir una orden de compra electrónica directamente en tu correo electrónico.
Tipos de órdenes de compra
Órdenes de compra estándar o de uso único
Una orden de compra estándar es el tipo más común de orden de compra. Se utiliza para realizar compras únicas. Si, por ejemplo, estás pidiendo 500 bolígrafos a un proveedor para una tienda temporal, utilizarías una orden de compra de uso único.
Órdenes de compra planificadas
Una orden de compra planificada se crea cuando realizas pedidos repetidos o regulares a un proveedor. Supongamos que tienes pensado comprar 1200 unidades a un fabricante, pero en lugar de comprarlas todas de una vez, se dividen en pedidos de 200 unidades para los próximos seis meses. Tendrías seis órdenes de compra planificadas.
Órdenes de compra generales
Una orden de compra general es el tipo más vago. Es un acuerdo entre un comprador y un proveedor para intercambiar bienes a cambio de un pago, pero con los detalles aún por confirmar. Podrías usar órdenes de compra generales con un fabricante de confianza.
Órdenes de compra por contrato
Una orden de compra por contrato no es necesariamente una oficial; no contiene información específica relacionada con los productos que se están comprando. Es más un acuerdo general entre un comprador y un proveedor que aclara los términos de entrega, los impuestos y el pago para cualquier pedido futuro. Normalmente, le seguirá otro tipo de orden de compra, como planificada, de uso único o general.
Cómo gestionar y rastrear órdenes de compra
Proceso de orden de compra
- Decides comprar nuevo inventario.
- Elaboras una orden de compra explicando los productos que quieres comprar, las cantidades de cada producto, la fecha de entrega y tu presupuesto.
- Envías la orden de compra a tu proveedor.
- El proveedor acepta cumplir con el pedido detallado en la orden de compra (o la cancela si no puede).
- El proveedor crea un albarán en base a los detalles de tu orden de compra y cumple el pedido fabricándolo y enviándolo a tu tienda. El número de la orden de compra se incluye en el paquete de envío para que sepas cuándo ha llegado.
- El proveedor convierte la orden de compra en una factura.
- Pagas al proveedor siguiendo los términos de pago detallados en la factura.
¿Quién emite las órdenes de compra?
El comprador es el responsable de emitir las órdenes de compra. Si, por ejemplo, estás pidiendo inventario para tu tienda minorista, es tu trabajo crear la orden de compra. Si estás cumpliendo un pedido para otra empresa, es su trabajo emitirla.
Dependiendo del tamaño de tu tienda, podrías tener un departamento de finanzas, de compras o un equipo responsable de emitir órdenes de compra. Si no, generalmente es el propietario del negocio o el gerente de la tienda quien asume esta responsabilidad.
¿Quién aprueba las órdenes de compra?
El proveedor, ya sea fabricante, contratista u otro, es el responsable de aprobar las órdenes de compra. Si has emitido una orden de compra para el inventario que estás pidiendo a un proveedor, es su trabajo aprobarla.
Una vez aprobada, se convierte en un contrato legalmente vinculante. Te comprometes oficialmente a pagar a ese proveedor por los bienes detallados en la orden de compra.
Cómo rastrear órdenes de compra
Existen varias formas de rastrear órdenes de compra. Las hojas de cálculo de Excel suelen ser la primera opción para las empresas que empiezan a utilizarlas. ¿El único problema? Son incómodas, confusas y se vuelven inexactas, especialmente si olvidas actualizarla una vez que se ha emitido, aprobado o convertido en factura una orden de compra.
Olvídate de las hojas de cálculo y pásate a un sistema de gestión de órdenes de compra. Las aplicaciones como Stocky se sincronizan con tu tienda Shopify para que puedas crear y rastrear órdenes de compra desde tu oficina.
Sube la información de la empresa para cada proveedor con el que trabajas. Cuando necesites crear una nueva orden de compra, selecciona el proveedor. Stocky generará una orden de compra con su información de contacto. Solo copia y pega el resto de la información: los artículos pedidos, las cantidades y las fechas de entrega.
La mejor parte es que nunca te dejarás llevar y gastarás de más sin saberlo. Consulta cuánto dinero le debes a cada proveedor en tiempo real utilizando el panel de informes de órdenes de compra.
Consejo profesional: ¿Tienes problemas para saber cuánto stock pedir a un proveedor? Los comerciantes que utilizan Shopify POS pueden usar la función de pronóstico de demanda de Stocky, que utiliza datos históricos de ventas para sugerir qué productos y cantidades volver a pedir.
Los beneficios de utilizar órdenes de compra
- Rastrear pedidos entrantes
- Evitar duplicaciones
- Prevenir errores en los pedidos
- Utilizar documentación legal
- Mejorar la eficiencia
- Apoyar el crecimiento
Rastrear pedidos entrantes
Planificar la reposición de inventario es complicado, especialmente si almacenas grandes cantidades de SKU. Podrías tener dudas de si has reabastecido algún producto para este mes.
Dejar la reposición para muy tarde implica el riesgo de quedarte sin stock de los productos más vendidos. Hacerlo demasiado pronto significa que tendrás un exceso de stock y demasiados productos almacenados. Ambos son errores costosos.
Al utilizar un sistema de órdenes de compra podrás ver todos los pedidos próximos y saber exactamente qué gastos estás pagando y qué artículos has pedido. Dentro de Stocky, el informe de órdenes de compra detalla:
- El proveedor al que has enviado una orden de compra
- El coste total
- El/los producto(s) que has pedido
- Cuándo se espera que lleguen los productos
- Si has pagado la factura de un proveedor
Incluso puedes establecer restricciones de nivel de stock para cada proveedor dentro de Stocky. Si intentas crear una orden de compra para 80 artículos, pero tu proveedor tiene un requisito de pedido mínimo de 100, por ejemplo, la orden de compra se actualizará para reflejarlo.
Evitar duplicaciones
¿Ya hiciste un pedido de inventario para el próximo mes? Al implementar órdenes de compra en tu proceso de compra podrás saber la respuesta, evitando que compres la misma mercancía dos veces.
Prevenir errores en los pedidos
Si haces pedidos por teléfono, es solo cuestión de tiempo que algo se malinterprete o se escuche incorrectamente. Un fabricante piensa que pediste 90 camisetas cuando, en realidad, dijiste que necesitabas 19. Recibes un pedido gigantesco en tu tienda y una factura muy elevada.
Según Daniel Carter, Gerente de SEO de Skuuudle, “Para explicar con precisión todos los detalles de la compra, las órdenes de compra proporcionan un registro exacto de lo que pediste y a qué precio. Este tipo de documentación te protege de cualquier error de pedido, como que alguien malinterprete un pedido hecho por teléfono”.
“Cuando hay un desacuerdo sobre lo que se pidió o debería haberse pedido, tu equipo puede referirse a las órdenes de compra. Tener esta documentación te da una herramienta valiosa para resolver errores internos, así como problemas que surgen entre tú y tus proveedores”, añade Carter.
Utilizar documentación legal
En cuanto un proveedor apruebe una orden de compra, estarás obligado legalmente a pagarles la cantidad detallada por los productos incluidos. Aunque puede sonar aterrador, supone una ventaja para ti como comprador porque puedes pedir mercancía nueva sin pagarla enseguida.
El flujo de caja mejora de inmediato. Tienes un ciclo más largo para generar suficientes ganancias para pagar el stock futuro. La misma protección legal se aplica a los proveedores a los que envías las órdenes de compra. Ellos entregarán los productos que has pedido para tu tienda, ya que saben que implicarán una factura y un pago.
Mejorar la eficiencia
La gestión de inventario es un proceso que consume tiempo. También es la actividad que mantiene a flote tu tienda. Sin inventario, no hay nada que vender, lo que genera 0 € en ingresos.
Las órdenes de compra hacen que los procesos de gestión de inventario sean más eficientes. Como parte de tus flujos de trabajo, entenderás los niveles de stock y rastrearás los costes de los artículos que pides a los proveedores. Con el tiempo, aparecerán patrones similares.
Supongamos que antes de implementar las órdenes de compra, haces un pedido de 200 unidades cada mes. Algunos meses te quedas sin stock; otros, te dura algo más de tiempo. El nuevo sistema de órdenes de compra muestra los niveles de inventario existentes junto con tus nuevas cantidades de pedido.
Así que, si descubres que te quedan 150 unidades del mes pasado, cambia la orden de compra de este mes a 50 unidades. Evitarás inflar el inventario y acumular grandes volúmenes de stock que serán cada vez más difíciles de mover.
Apoyar el crecimiento
Como negocio minorista, pedir stock puede parecer algo sencillo. Pero si tienes pensado hacer crecer tu línea de productos a medida que crezca también tu base de clientes, las órdenes de compra facilitan el proceso. La responsabilidad de organizar los pedidos futuros, prevenir duplicados y corregir errores de pedido no recae en ti.
Utilizar órdenes de compra, y tener un sistema para organizarlas, te da una base sólida. Forma al personal nuevo sobre cómo usar los formularios de orden de compra. Crea automatizaciones para generarlas cuando el stock que mejor se vende baje de cierto nivel. En el futuro, contrata un departamento de finanzas que apruebe las órdenes de compra y prevenga gastos excesivos. Te facilitará las cosas a largo plazo.
¿Las órdenes de compra encajan en tu tienda minorista?
Las órdenes de compra ayudan a los minoristas a rastrear pedidos entrantes, a adelantarse a las demandas de stock y prevenir discrepancias en los pedidos. También proporcionan documentación legal en caso de que algo salga mal durante el proceso de la cadena de suministro.
Elige el tipo de orden de compra que necesitas para tu negocio y luego utiliza un sistema como Stocky para crearlas. Facilitará el crecimiento de tu tienda minorista y ayudará a mantener unos niveles de inventario equilibrados.
Preguntas frecuentes sobre órdenes de compra
¿Qué es una orden de compra y cómo funciona?
Una orden de compra es un documento formal que crea un comprador y lo envía a un vendedor como solicitud de bienes o servicios. Incluye los detalles de los artículos o servicios que solicita, cuántas unidades pide, el precio, los términos de pago, la fecha de entrega esperada y cualquier otra instrucción o requisito especial.
El vendedor luego revisa la orden de compra y, si la acepta, proporcionará los bienes o servicios según lo especificado. Cuando se reciban los bienes o servicios, el comprador deberá pagar al vendedor de acuerdo con los términos de la orden de compra.
¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra y una factura?
Una orden de compra es un documento que se envía de un comprador a un proveedor y que detalla los artículos o servicios que se están solicitando. Es un acuerdo vinculante que describe los términos y condiciones de la compra. Una factura es un documento que se envía del proveedor al comprador y que indica la cantidad total de dinero adeudado por los bienes o servicios proporcionados. Se envía después de que se ha realizado la compra y sirve como un registro de la transacción.
¿Puedo usar órdenes de compra para gestionar mejor mis niveles de inventario? ¿Cómo?
Sí, puedes usar órdenes de compra para rastrear los bienes entrantes y compararlos con tus ventas para determinar tus niveles de stock. Esto puede ayudarte a planificar y mantener unos niveles de inventario correctos.
¿Cómo puedo gestionar las discrepancias en las órdenes de compra, como recibir menos artículos de los pedidos?
Si hay una discrepancia entre tu orden de compra y los bienes recibidos, debes contactar con tu proveedor para corregir la situación. Algunas empresas utilizan un aviso de recepción de mercancías (GRN) para rastrear este proceso.
¿Cómo afecta una orden de compra a los registros contables de mi tienda?
Cuando emites una orden de compra, se convierte en parte de tus registros financieros. Cuando se reciben los bienes o servicios, la factura correspondiente se empareja con la orden de compra y el pago se registra en tu sistema de finanzas.
¿Qué debo hacer si un proveedor no cumple con una orden de compra?
Si un proveedor no cumple con una orden de compra, primero debes contactar con él para entender el problema. Si no pueden realizar la entrega, es posible que debas buscar otros proveedores. Los términos y condiciones de tu contrato deberían protegerte en dichas situaciones.
¿Una orden de compra se puede cambiar o cancelar después de emitirla?
Depende de los términos acordados con tu proveedor. En general, los cambios o cancelaciones después de la emisión requieren la aceptación por ambas partes.
