Todo lo que siempre quisiste saber sobre el servicio de almacenaje externo

Todo lo que siempre quisiste saber sobre el servicio de almacenaje externo

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Si estás pensando en iniciar tu propia tienda online o ya estás vendiendo productos en línea, seguramente has estado pensando en qué harás con el almacenamiento de tus productos, la logística del transporte y envío de productos, etc.

Sin duda realizar la venta es la parte emocionante, pero ¿qué pasa después de realizar el pedido? De alguna manera tu producto debe llegar a manos de tus clientes.

  1. Vendes un producto y lo surte un proveedor que tiene tus productos en inventario
  2. Tú mismo surtes tus órdenes, aunque sea de forma independiente o en equipo
  3. Trabajas con un socio logístico que maneje tu inventario a través de un servicio de almacenamiento externo

Existen beneficios claros al empacar y enviar tus propias órdenes: es un proceso flexible y barato. Es por eso que los negocios que recién están comenzando y aquellos que tienen necesidades de empaque específicas casi siempre eligen manejar sus propios procesos logísticos.

Y sin importar la edad o la industria, cualquier empresa que esté luchando con el flujo de caja tendrá un mejor manejo interno. Probablemente tengas más tiempo que dinero que gastar.

Pero si tu negocio está creciendo rápidamente y tienes dinero en efectivo para contratar servicios externos, puedes interesarte en servicios de almacenaje externo.

Hay muchas empresas de logística que seguramente ofrezcan los servicios de almacenaje de productos, además de cuidar que tus productos se empaquen y envíen a sus clientes.

Trabajar con empresas de logística y servicios de almacenaje externo puede ser algo intimidante si nunca lo has hecho. Platicamos con Paul Van Remortel de Ottawa Logistics para averiguar todo aquello que te da miedo saber sobre el tema. Esto es lo que hemos aprendido.

Los beneficios de utilizar servicios de almacenaje externos

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El claro beneficio de utilizar los servicios de una empresa de logística y almacenaje externo es que no tienes que cumplir esta tarea. Pero la ventaja de verdad va más allá y puede tener un impacto significativo en el crecimiento de tu negocio.

Evita rentas a largo plazo

Muchas empresas de logística ofrecen precios flexibles. Esto significa que a medida que crecen o al pasar por periodos un poco cortos de dinero, las necesidades del negocio podrán adaptarse a los ajustes necesarios. La renta de un espacio propio por lo general requiere más compromiso.

“En primer lugar, las empresas que recién comienzan, probablemente, no tengan la capacidad de pagar una renta fija o a largo plazo. En lugar de eso, pueden ocupar un servicio de almacenaje que solo paguen mes con mes, por el espacio que ocupen. Ahorrando así dinero, sobre todo en temporadas de poca actividad”

No necesitas personal

Cuando envías las ordenes de tu tienda online personalmente, es probable que, si quieres que tu negocio crezca, tengas que contratar personal. Estar a cargo de personal lleva tiempo. Si tu negocio todavía está en el proceso de cambio y crecimiento, puedes sub contratar el trabajo de una empresa de logística y dejar que ellos se encarguen de encontrar el personal que requieres.

“En segundo lugar, las empresas no tienen que gestionar al personal que labore en almacén. Manejamos toda la mano de obra necesaria para recibir sus pedidos, administrar su inventario y procesar los envíos”

Sé más efectivo

Existen otras habilidades que debes traer a la mesa cuando subcontratar es difícil. Cuando delegas la responsabilidad de cuidar los detalles logísticos a otra empresa, puedes centrarte en otras cosas de importancia, que tengan mayor impacto en tu balance final.

“En tercer lugar, al utilizar un proveedor de servicios logísticos profesional, las empresas tienen más tiempo para dedicar tiempo a otras funciones importantes. Para los dueños de tiendas online, este tiempo se puede invertir en abastecer productos, crear estrategias de venta o en actividades de marketing online, en lugar de acciones de logística”

Ahorra dinero

Aunque hacerlo por ti mismo resulta casi gratis, a largo plazo la contratación de una empresa de logística puede ahorrarte dinero a medida que tu negocio crece. Si comienzas a operar a mayor escala, puedes beneficiarte, ser más eficiente y aprovechar e invertirlo en costos de envío y empaque.

“En cuarto lugar, utilizar servicios externos te ayuda a ahorrar dinero relacionado con los costos de almacenamiento. Ahorras dinero en el pago de los empleados e impuestos;  y tienes costos de envíos menores, ya que las compañías de logística en promedio combinan el volumen de envíos para obtener tasas generales bajas”

¿Cuándo es el momento adecuado para hacer el cambio?

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La mayoría de las compañías comienzan pensando en cumplir sus propias órdenes y algunos finalmente añaden una solución cuando sienten que la empresa comienza a crecer. El problema es que es difícil saber cuándo va a suceder esto.

Resulta que las empresas de muchos tamaños pueden beneficiarse de los servicios de almacenamiento y envíos. Hay gran variedad de servicios que elegir; algunos se especializan en operaciones menores y otras en operaciones de mayor escala.

Sin embargo, existen signos claros que en su momento te dirán si es momento de buscar ayuda externa.

Ventas cíclicas o desiguales

Si el número de órdenes cambia constantemente a lo largo del año, probablemente no tenga sentido que te comprometas con contratar personal para tu propio almacén. Una empresa de logística será capaz de adaptarse a tus necesidades.

Estás demasiado ocupado

Si estás tan ocupado que no puedes cumplir con todas las órdenes y no tienes tiempo de centrarte en el crecimiento de tu negocio, puede ser momento de buscar ayuda externa. Como propietario de un negocio, necesitas ser capaz de dedicarle tiempo a tu estrategia de ventas y marketing, sobre todo si tienes planes a largo plazo.

Falta de infraestructura

Si tu empresa está creciendo rápidamente, la infraestructura de tu negocio debe adaptarse. A esto puedes agregar que el estrés de la expansión puede interferir y obstaculizar su crecimiento. Al buscar una empresa que maneje todas las cuestiones logísticas de tu empresa, puedes estar tranquilo de los resultados ya que están completamente preparados para afrontar cambios repentinos.

“En particular, las empresas de ecommerce pueden encontrarse en ese punto si están experimentando ventas cíclicas (niveles de ventas irregulares a lo largo del año) o si su estrategia de marketing y ventas está siendo obstaculizada por falta de tiempo, evitando el crecimiento del negocio”

Contratar servicios de almacenamiento externos no es adecuado para todos pero si te encuentras en uno de estos casos, podría ser el momento de comenzar a plantear la posibilidad de contratar una empresa de logística.

¿Quién no debe trabajar con una empresa de logística y servicios de almacenamiento?

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De hecho, no existe una solución única para cada negocio. Existen momentos en lo que utilizar los servicios de una empresa de logística no tiene sentido, sin importar el tamaño de tu negocio.

Negocios con capital limitado

Sin importar el modelo de negocio que manejes, si no tienes fondos suficientes, quizá necesites hacer ciertas tareas por ti mismo. A veces tu mayor recurso es el tiempo y debes trabajar con lo que tienes.

“Existen pocos casos en donde se utiliza este tipo de servicios y en los que no tiene sentido. De inicio, la compañía es una startup, lo que significa que el flujo de efectivo es bajo y probablemente no abarque para pagar servicios externos, por lo que puede que no sea la mejor opción. En estos casos, el dueño del negocio literalmente debe hacer a un lado la idea de pagar empleados y aprovechar el tiempo que tiene para cumplir esas tareas pendientes”

Negocios especializados

Te sorprendería la cantidad de personalización que muchas empresas ofrecen. Aun así, no todos encuentran lo que su compañía requiere. Si tu negocio tiene necesidades específicas, quizá tenga más sentido manejar tu inventario internamente.

“Existen empresas que se especializan en cumplir necesidades únicas. Un ejemplo quizá sea una compañía que genere órdenes personalizadas utilizando equipo especial. Para la mayoría de ellas, los servicios externos de este tipo pueden ahorrarles tiempo que se traduzca en ahorros”

Si caes dentro de estas categorías, piensa cuidadosamente e investiga antes de considerar utilizar servicios externos de logística.

¿Cómo luce el proceso que se realiza en un almacén externo?

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Si ya has encontrado el servicio de almacenaje que funcione mejor para ti, seguramente tienes duda de cómo funciona su proceso interno. De hecho, el proceso ahora luce completamente sencillo para ti, debido a que de lo único que debes preocuparte es que tengan suficiente inventario. En muchos casos, tus órdenes las puede enviar directamente tu socio logístico, haciéndose cargo del empaque y envío de la orden.

Si tienes una tienda online Shopify, existen diversas apps disponibles que forman una integración para cumplir tus envíos. Como puedes imaginar, esto te ahorra bastante tiempo, que puedes invertir en otras partes de tu negocio.

“Para la mayoría de los dueños de tiendas online, cambiamos todo el panorama del proceso de envío y entrega de un paquete al proporcionarles un elemento bastante valioso ¡tiempo! Cuando las órdenes se manejan de manera interna, la mayoría de los dueños de negocios gastan tiempo en capacitar a su personal, proporcionar soporte al cliente y casi siempre se hacen cargo de todo el proceso. Cuando se utiliza un servicio externo, como Ottawa Logistics, los dueños de un negocio evitan gastar tiempo innecesario en preocuparse por las ordenes”

¿Puedes utilizar empaques personalizados?

Recuerda que las experiencias de marca a través de los empaques puede ser un punto de diferencia. Los clientes que se sienten mucho más satisfechos con una compra son más propensos a comprar de nuevo y a recomendar con los amigos.

Desafortunadamente, la búsqueda de una empresa de logística que trabaja con tu empresa puede ser un reto.

“Muchas empresas de logística y servicios de almacenaje, especialmente las grandes, forzan a sus clientes a utilizar normas rígidas cuando se trata de empaques y otras necesidades personalizadas”

Si el empaque personalizado es un factor importante para tu marca, asegúrate de preguntarle a cada una de las compañías que estés considerando cuáles son sus opciones respecto a este tema.

Cómo elegir una compañía logística

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Si etas buscando contratar una compañía de logística, lo primero que harás será acudir a Google. Con suerte, quizá tengas un amigo o colega que pueda hacerte algunas recomendaciones. Ahora, ¿cómo eliges a la correcta?

Especialización de industria

Más que nada se trata de encontrar el sistema más adecuado. Como sabes, cada tienda online cuenta con funciones quizá un poco diferentes a las que estás acostumbrado, y eso sucede con estos servicios. Muchos se especializan en ciertas industrias o tipos de negocios.

“Una de las cosas más importantes que los dueños de negocios deben considerar al elegir una empresa de logística es su nivel de especialización. Hay gran cantidad de empresas y seguramente no todas tengan el enfoque que requieres”

Clientes similares

Trata de encontrar una compañía de logística y servicios de almacenaje que también trabaje con negocios similares al tuyo, debido a que ya conocen el tipo de clientes de tu negocio y sus necesidades.

“Para los dueños de tiendas online, es importante elegir una empresa que ya tenga experiencia cumpliendo órdenes similares a las que demanda su negocio. En primer lugar, la experiencia de enviar este tipo de órdenes significa que pueden cumplir en tiempo y forma. En segundo lugar, como socio logístico, tienen la capacidad de atender retos empresariales y pueden ser capaces de ofrecer asesoramiento que ayude a impulsar tu negocio, ya que entienden el comercio electrónico en general”

¿Tu mejor apuesta? Agarrar el teléfono o enviarles un correo. Platica con alguien que sepa de tu negocio. No tengas miedo de preguntar cuestiones básicas, incluyendo referencias de sus servicios. Lo más importante, sé claro respecto a las necesidades de tu negocio para que no haya sorpresas en el camino.

El error más común

Según Paul, el error más común al elegir este tipo de servicios es que solo se basan en el precio de los servicios. Claro, el precio es importante, pero es mucho más importante encontrar esa empatía. Clientes insatisfechos podrían terminar costando mucho más a largo plazo.

“El mayor error que vemos que cometen las compañías es juzgar a una empresa basándose en los precios ofrecidos. Sin lugar a dudas, es importante conseguir una propuesta con un precio competitivo. Sin embargo, muchas empresas optan por un proveedor basándose solamente en el precio, sólo para descubrir que la calidad en sus servicios está ausente. Esto sucede cuando los envíos se entregan sin los elementos adecuados o no se entregan a tiempo”

El principal consejo

No es de extrañar que el principal consejo de Paul sea tomarse el tiempo de revisar tus opciones, y estar seguro que es una buena opción. Tómate el tiempo de hablar con ellos y ver que sean competentes. Piensa que en tres meses no quieres volver a tener este problema.

“Nuestro consejo para los usuarios que por primera vez están utilizando servicios de logística  es completar un proceso de revisión de cada proveedor. La empresa debe ser cuidadosa de revisar a estas compañías  y hablar con alguno de sus clientes o pedir referencias para asegurar que sea una operación exitosa. Es similar a tratar de elegir al empleado del mes – toma tiempo extra para asegurar que sea la mejor decisión, que generara beneficios a largo plazo y evitara peligros potenciales”

Esto es especialmente verdadero si no estás seguro de hacer el cambio a este tipo de servicios. Como cliente potencial, puedes hacer muchas preguntas antes de elegir la empresa con la que vas a trabajar. Si sientes que no encaja con tus necesidades, no tengas miedo de decir que no.

¿Tienes alguna pregunta? ¡Déjanos algún comentario! Además, te recordamos que en nuestra guía paso a paso de envío y entrega de productos existe un capítulo especial sobre el tema de servicios de almacenaje.

Acerca del autor

casandra_autor

Casandra Campbell es emprendedora y creadora de contenido en Shopify. Síguela en Twitter.

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5 comentarios

  • Matías obando
    Matías obando
    November 08 2015, 03:05PM

    MUCHISIMAS gracías por este contenido que esta tremendo
    Todo el blog, increíble, sin palabras.
    GRACIAS.

  • @Shopify Rosa Salazar
    Rosa Salazar
    November 10 2015, 10:52AM

    Muchas gracias por tu comentario, Matias
    Saludos

  • @Shopify Rosa Salazar
    Rosa Salazar
    November 10 2015, 10:53AM

    Muchas gracias por tu comentario, Matias
    Saludos

  • harby
    harby
    January 20 2016, 06:43PM

    Muy buen articulo, Tengo una empresa de mudanzas y me gustaria escribieras articulos en mi blog!

  • @Shopify Rosa Salazar
    Rosa Salazar
    January 21 2016, 10:57AM

    Muchas gracias, Harby.
    Con mucho gusto podemos platicar una colaboración. Déjanos tu correo por este medio y nos pondremos en contacto.
    Saludos

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